Digitale Archivierung mit Docuware

Um den Nutzen der digitalen Archivierung mit DocuWare besser zu verstehen, können wir uns ein Unternehmen vorstellen, das noch immer alle Dokumente in physischer Form aufbewahrt. Mitarbeiter müssen stundenlang durch staubige Aktenordner blättern, um ein bestimmtes Dokument zu finden. Dabei geht wertvolle Zeit verloren, die Nase juckt, der Hals kratzt und wichtige Informationen werden teilweise entweder gar nicht gefunden oder übersehen. Aber auch der Platzbedarf ist enorm und es müssen teure Lagerungsmöglichkeiten gefunden werden. Aber es gibt eine Alternative: Die digitale Archivierung mit Docuware.

Die digitale Archivierung mit DocuWare kann erhebliche Zeit- und Kostenersparnis für Unternehmen bedeuten. Im Gegensatz zur herkömmlichen Papierarchivierung müssen Dokumente nicht manuell sortiert, eingeordnet oder archiviert werden. Stattdessen können Dokumente automatisch gescannt und in Sekundenschnelle kategorisiert, verschlagwortet und abgelegt werden. Dadurch können Dokumente sofort gefunden und schnell abgerufen werden. Darüber hinaus spart die digitale Archivierung mit DocuWare auch Zeit bei der Freigabe von Dokumenten. Früher mussten Dokumente ausgedruckt, unterschrieben und dann gescannt oder per Post verschickt werden. Mit DocuWare können Dokumente jedoch digital signiert und freigegeben werden, was Zeit und Kosten spart und die Bearbeitungszeit erheblich verkürzt.

Neben der Zeitersparnis trägt die digitale Archivierung auch zu einer Kostenreduzierung bei. Unternehmen sparen Kosten für Papier, Tinte, Drucker und die physische Lagerung von Dokumenten. Darüber hinaus verringern sich auch Raum- und Immobilienkosten, da weniger Platz für die Ablage gedruckter Dokumente benötigt wird. Ein weiterer Kostenfaktor sind die Personalkosten. Wenn Unternehmen manuell Dokumente verwalten, muss oft zusätzliches Personal zur Verfügung stehen, um Dokumente zu sortieren, zu archivieren, zu suchen und zu finden. Mit einem digitalen Archiv ist dies nicht mehr erforderlich, da das System die Dokumentenverwaltung automatisch übernimmt. Somit können Unternehmen erhebliche Personalkosten einsparen.

DocuWare kann erheblich dazu beitragen, die Effizienz und Produktivität im Unternehmen zu verbessern. Das System bietet eine automatisierte und optimierte Möglichkeit, Dokumente zu speichern, zu organisieren und zu finden. Dokumente können schnell und einfach von einem Ort zum anderen verschoben werden, ohne dass physische Kopien erstellt und manuell weitergeleitet werden müssen. Durch die Verwendung von DocuWare sparen Mitarbeiter Zeit, indem sie Dokumente schneller finden und sofort darauf zugreifen können. Die Möglichkeit, von überall aus auf die Dokumente zuzugreifen, ist besonders vorteilhaft für Mitarbeiter, die oft unterwegs sind oder von zu Hause aus arbeiten. Es ist nicht mehr notwendig, physische Dokumente mit sich herumzutragen oder lange nach einem bestimmten Dokument zu suchen, das in einem Aktenschrank oder in einem Regal versteckt ist.

Die verbesserte Effizienz und Produktivität zeigt sich auch in der Möglichkeit, Workflows zu automatisieren. Mit Docuware können Unternehmen Geschäftsprozesse automatisieren, indem sie vordefinierte Workflows erstellen, die die Bearbeitung von Dokumenten erleichtern. Durch die Verwendung von Workflows können Unternehmen die Zeit, die zur Genehmigung und Bearbeitung von Dokumenten benötigt wird, erheblich reduzieren.

Digitale Archivierung bietet eine weitaus höhere Datensicherheit als die herkömmliche Papierarchivierung. Dokumente können verschlüsselt und mit Passwörtern geschützt werden. Auch die Zugriffsrechte können individuell vergeben werden, so dass nur autorisierte Mitarbeiter auf bestimmte Dokumente zugreifen können. Backups sorgen dafür, dass die Daten im Falle eines Systemausfalls oder einer Katastrophe geschützt sind. Zudem bietet Docuware eine lückenlose und automatisierte Protokollierung von Dokumentenänderungen. Jede Änderung an einem Dokument wird automatisch gespeichert, so dass Unternehmen jederzeit nachvollziehen können, wer was geändert hat. Dies schafft eine hohe Transparenz und verbessert die Nachvollziehbarkeit von Prozessen. Zugriffssteuerung, Revisionssicherheit, Verschlüsselung und sichere Datenhaltung tragen dazu bei, dass vertrauliche Dokumente sicher aufbewahrt und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

DocuWare hilft Unternehmen, die Compliance- und rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Dokumente werden einfach und schnell archiviert und aufbewahrt, um gesetzliche Bestimmungen einzuhalten. Auch die Nachvollziehbarkeit von Änderungen wird durch das System verbessert. Alle Aktivitäten werden protokolliert, so dass man jederzeit nachvollzogen werden kann, wer welche Änderungen vorgenommen hat.

Die digitale Archivierung mit DocuWare ist umweltfreundlicher als die herkömmliche Papierarchivierung. Durch die Reduzierung des Papierbedarfs wird weniger Holz benötigt und es werden weniger CO2-Emissionen produziert. Auch der Energiebedarf für die Lagerung und Wartung von physischen Dokumenten wird reduziert, was letztendlich dazu beiträgt, die Umwelt zu schonen und Ressourcen zu sparen.