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Der Personaldienstleister Piening Personal automatisiert mit DocuWare IDP Datenübernahme aus unterschiedlichsten Dokumenten
Für die Abrechnung der von den Mitarbeitenden bei den Kunden geleisteten Arbeitsstunden müssen Arbeitszeitdokumente ausgelesen werden, die aus einer Vielzahl von Systemen stammen. Die Verarbeitung dieser Dokumente, die bisher manuell oder mit regelbasierten Systemen ausgewertet werden, übernimmt zunehmend DocuWare IDP.
„Die KI-Lösung DocuWare IDP hilft uns,zeitaufwändige, monotone Routinearbeiten durch automatisierte Prozesse zu ersetzen. Während bei der bisherigen Lösung ständige Programmanpassungen nötig sind, wird aufgrund der Lernfähigkeit der künstlichen Intelligenz die Erkennungsquote kontinuierlich im laufenden Prozess gesteigert. Für die Mitarbeitenden in der Verwaltung ist dies eine deutliche Zeitersparnis.“
Facts
Land: Deutschland
Branche: Personaldienstleister
Plattform: IDP Standalone
Abteilung: Anwendungsentwicklung,
Zeiterfassung
Integration: Staffing.DE auf Basis von
Microsoft Dynamics 365 (Branchenlösung für Personaldienstleitung/
Zeitarbeit)
Die Reduzierung von zeitintensiven Routinetätigkeiten stand im Fokus des KI Projekts beim Personaldienstleister Piening Personal. Mit DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) ersetzt das Unternehmen das manuelle Übertragen von Leistungsdaten durch eine intelligente, automatische Datenextraktion.
Piening Personal hat als einer der großen Personaldienstleister in Deutschland die Entwicklung der Branche über Jahrzehnte hinweg entscheidend mitgestaltet – etwa bei der Ausarbeitung von Tarifverträgen in der Zeitarbeit. Seit seiner Gründung vor über 45 Jahren ist das Unternehmen stetig gewachsen und betreut heute an mehr als 80 Standorten bundesweit Mitarbeitende und Kunden. Ein erheblicher Aufwand entstand bislang bei der Abrechnung geleisteter Arbeitsstunden. Da die Kundenbetriebe mit unterschiedlichen, teils veralteten Zeiterfassungssystemen arbeiten, mussten die erfassten Daten häufig manuell übertragen werden. Vorhandene regelbasierte Programme zur Datenübernahme stießen immer wieder an ihre Grenzen.
Suche nach systemübergreifender Lösung
Der Abteilungsleiter der IT und sein Team suchten nach einer generell einsetzbaren, flexiblen Lösung.
Durch den Anbieter ihres Workflow Systems wurde das Team auf die Möglichkeit aufmerksam, das Problem systemübergreifend mit künstlicher Intelligenz zu lösen. Mit dem Versprechen, auch komplexe
Datenpositionen aus unterschiedlichsten Dokumenten extrahieren und übernehmen zu können, entsprach DocuWare IDP den
Anforderungen.
Die Abrechnung der geleisteten Stunden in den Betrieben, die mit den unterschiedlichsten, teilweise sehr alten Zeiterfassungssystemen
arbeiten, erzeugte einen erheblichen manuellen Übertragungsaufwand, da nicht alle Systemedokumente ausgeben, aus denen die relevanten
Zeitarbeitsdaten automatisiert ausgelesen werden können. Die bisherige Lösung bestand in regelbasierten Programmen für die Datenübernahme, die allerdings immer wieder angepasst werden mussten.
„Wir waren auf der Suche nach einer Möglichkeit, um unsere Zeiterfassungsdaten, die von unterschiedlichsten Systemen mit teilweise starren, alten Ausgabeformaten erzeugt werden, automatisiert übernehmen zu können.“
Training der KI für komplexe Dokumente
„Für die Verarbeitung mit DocuWare IDP haben wir insbesondere Dokumente ausgewählt, die mit unserem regelbasierten System nicht zufriedenstellend verarbeitet werden können. Unser Realisierungspartner hat uns bei der Einführung der KI-Lösung optimal unterstützt.“
Ende 2024 wurde ein erster Lösungsansatz gemeinsam mit dem Realisierungspartner getestet: Einige der eingelesenen Listen mit Zeiterfassungsdaten wurden sofort zuverlässig erkannt, bei anderen war ein intensiveres Training der KI erforderlich. Nach einem weiteren Training der KI konnten auch anspruchsvolle Listen gut ausgelesen werden. Seit März 2025 ist zudem ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess etabliert, in dem die KI gezielt mit besonders komplexen Fällen weiterentwickelt wird.
Von den rund 1.000 Dokumenten, die monatlich eingelesen werden, gelten etwa 200 aufgrund ihrer Komplexität als besonders herausfordernd. Diese durchlaufen einen Workflow, in den DocuWare IDP integriert ist. Bei Bedarf – etwa bei Spezialfällen wie der Umrechnung von Industrieminuten (100 Sekunden) – erfolgt eine einmalige manuelle Prüfung. Nach erfolgreicher Zuordnung wird für zukünftige Vorgänge keine erneute Kontrolle mehr benötigt. Das System berechnet dabei für jedes Dokument einen Konfidenzwert; liegt dieser unter einem definierten Schwellenwert, wird automatisch eine Sichtprüfung im Workflow angestoßen. Abschließend werden aus den Dokumenten XML-Dateien erzeugt, die zur Fakturierung an das ERP-System übergeben werden.
Belastungsspitzen vermeiden
Das KI-System hat das Potenzial, ein Kernproblem nachhaltig zu lösen, das immer auftritt, wenn die Lohnabrechnungen anstehen, und in kurzer Zeit große Mengen an Dokumenten verarbeitet werden müssen. Dies führt dazu, dass die Auslastung in der Verwaltung aufgrund der umfangreichen manuellen Übertragungsarbeiten ans Limit kommt. Diese Belastungsspitzen können jedoch jetzt vermieden werden.
Die Automatisierung macht es möglich, den manuellen Aufwand drastisch zu reduzieren – mit dem Ziel, ihn perspektivisch vollständig zu eliminieren.Weitere Einsatzbereiche der KI hat das IT Teambereits anvisiert: Dazu zählen das Auslesen handschriftlich ausgefüllter Arbeitszeitdokumente aus kleineren Betrieben, die über keine elektronische Zeiterfassung verfügen, sowie die Verarbeitung etwa von Urlaubsanträgen auf Papier.
„Den Leuten macht es Spaß, die Chancen von künstlicher Intelligenz zu entdecken und zu verstehen, wie sie funktioniert. Es ist eine große Erleichterung, dass wir in Spitzenzeiten die Überlastung deutlich abbauen können.“
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Benjamin Zähringer
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