Digitales Dokumentenmanagement
Vorsprung durch Digitalisierung: Dokumenten management und Workflow Automation
Wir unterstützen Sie bei der Auswahl der richtigen Module!
Was ist ein Dokumenten management System?
Vorteile von Dokumenten management-Systemen
- Weniger Papier: Niedrigere Kosten und weniger Aufwand durch digitales Dokumenten Management
- Höhere Compliance und Sicherheit mit DMS.
- Verbesserte Produktivität durch Automatisierung
- Flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten
Mehr Flexibilität und Sicherheit durch professionelles Dokumenten Management
Ein Dokumenten Management System unterstützt klar strukturierte Prozesse und bietet ein hohes Maß an Flexibilität bei der Bearbeitung unterschiedlichster Themen. Wo Sie oder Ihre Mitarbeiter sich auch befinden, ob im Homeoffice, unterwegs zum Kunden oder in einem externen Meeting: Innerhalb kürzester Zeit sind die Informationen verfügbar, die Sie für die erfolgreiche Erledigung einer Aufgabe oder die Beantwortung von Fragen benötigen. Ein ebenfalls wichtiger Aspekt ist die Sicherheit Ihrer im DMS hinterlegten Daten. Durch die digitale Verfügbarkeit entfällt die Mitnahme von auf Papier gedruckten vertraulichen Informationen und ein individuell angepasstes Rechtesystem verhindert den Zugriff auf Daten durch unbefugte Personen.
Digitales Dokumenten Management schützt vor Datenverlust
Mit Papier gefüllte Archive oder Aktenschränke sind kostenintensiv und bieten geringe Sicherheit gegen den Verlust wichtiger Dokumente oder deren Diebstahl. Denn Ereignisse wie Naturkatastrophen in Form von Hochwasser oder Brände aus verschiedensten Ursachen zeigen eine zerstörerische Wirkung. Nicht zu vergessen Einbrüche, die oft mit Vandalismus gepaart sind. Ein digitales Dokumenten Management schützt Ihre Daten und Dokumente zuverlässig vor all diesen Ereignissen. Und sollte eines der hochsicheren Rechenzentren oder der eigene Server im Unternehmen ausfallen, ist dies unproblematisch. Redundante Backups gewährleisten, dass Ihre Daten in jeder Situation wiederherstellbar sind.
DOKUMENTEN MANAGEMENT OPTIMIERT DIE PROZESSE ALLER ABTEILUNGEN SICHER.
RECHTSKONFORM. MOBIL VERFÜGBAR. IN DER CLOUD ODER ON-PREMISE.
Rechnungswesen
Rechnungsbearbeitung,
Forderungsmanagement
Vertragsverwaltung
Vertrieb
Angebotserstellung
Vertragsverlängerung
Kundenanfragen
HR
Rekrutierung
Employment-Management
Leistungsbeurteilung
Controlling
Planung
Aufzeichnungen
Audit-Vorbereitung
Einkauf
Bestellanforderungen
Vertragsverlängerungen
Planung & Budgets
R&D
Dokumentationen
Zulassungsmanagement
Ankündigungen
Logistik
Liefernachweise
Versanddokumente
Zolldokumente
Recht
Vertragsmanagement
Compliance
Records Management
Diese neuen jährlichen Auszeichnungen wurden ins Leben gerufen, um herausragende DocuWare-Partner und ihre DocuWare-Anwender zu würdigen. DocuWare bringt Ihr Unternehmen voran, erleichtert die Zusammenarbeit im Team und verbessert den Arbeitsalltag all Ihrer Mitarbeiter.
Wir haben unseren Kunden, die Auto Schubert GmbH nominiert und freuen uns gemeinsam mit dem Team über die erfolgreiche Platzierung.
Workflow-Lösungen im Fokus
AUTOHAUS DER ZUKUNFT
Befreien Sie sich von papierbasierten Prozessen bei der Rechnungsverarbeitung. Mit dem Dokumenten Management System DocuWare legen Sie Aufträge, Rechnungen, Verträge oder Fahrzeugakten schnell und unkompliziert digital ab.
Was ist DMS? Details im WebTalk
Erfahren Sie alles über die digitale Transformation und starten Sie jetzt mit ersten Maßnahmen zur Digitalisierung und Automatisierung. Wir zeigen Ihnen in einem Webinar anhand von einfachen Beispielen, wie Sie Ihre Unternehmensprozesse mit einem Dokumenten Management System in Zukunft papierlos organisieren und dadurch flexiblere Arbeitsstrukturen schaffen.
Welche Rolle spielt die Digitalisierung für Ihren wirtschaftlichen Erfolg?
Die Zukunft der Wirtschaft, der Arbeit und des täglichen Lebens allgemein wird weitaus digitaler als bisher angenommen. Fast jedes Unternehmen ist auf Daten, digitale Tools und Automatisierung von Geschäftsprozessen angewiesen. Dies hat zur Folge, dass digitale Technologien eine immer größere Bedeutung für die Unternehmung, deren Überleben und Wachstum darstellt.
Als Cloud-, OnPremise- oder als Hybridvariante.
ZAHLEN UND FAKTEN ZUM THEMA: JEDES 3. UNTERNEHMEN INVESTIERT > 50% IN DIE DIGITALISIERUNG
SIE ENTSCHEIDEN WIE DOCUWARE AM BESTEN ZU IHNEN PASST...
Als Cloud-, On-Premise- oder als Hybridvariante.
Der Trend zeigt, dass die Anzahl der Cloud Kunden in Zukunft exponentiell wachsen wird. Doch auch wenn der Schritt in die Cloud für Sie noch Zukunftsmusik sein sollte, so können Sie bereits heute mit der Digitalisierung On-Premise und Hybrid starten. Wir wachsen mit Ihnen gemeinsam und passen uns Ihrer Unternehmensstrategie an.
Viele Unternehmen suchen nach einfachen und effektiven Möglichkeiten, um mit dem Digitalisierungsprozess zu starten. Mit RIDX bieten wir Ihnen eine einfach und noch dazu CO2 mindernde Lösung und schaffen Ihnen per Klick und ohne umfangreiches IT-Projekt sofort einen Mehrwert, um von dem digitalen Wandel zu profitieren.
Die Digitalisierung von bisher papierbasierten Geschäftsprozessen ist der wichtigste Hebel für die neue digitale Arbeitswelt. Wenn all Ihre Dokumente digital sind, können Sie und Ihre Mitarbeiter jederzeit und an jedem Ort problemlos darauf zugreifen und sofort bearbeiten.
Mit der intelligenten Lösung von Ricoh IDX bieten wir einen einfachen und raschen Weg, um z. B. Rechnungen, Mahnungen oder Gutschriften elektronisch zu empfangen und zu senden.
Die gesamte Kommunikation mit dem TRAFFIQX® Business Portal findet in verschlüsselter Form statt. Registrierten Geschäftspartnern stehen umfangreiche Protokollfunktionen zur Verfügung.
In gemeinsamen Workshops analysieren wir mit Ihnen Ihre Abläufe und prüfen Optimierungsansätze. Auf dieser Basis setzen wir dann für Sie die Dokumentenablage mit DocuWare in die vorhandene Systemlandschaft ein. Dabei sorgen die offenen Schnittstellen für den Datenaustausch mit den korrespondierenden Systemen.
Sie haben Fragen? Gerne stehen wir zur Verfügung.
Digitalisierte Prozesse
Wir alle möchten mehr Freiheit leben, die Arbeitszeit flexibel gestalten und dabei doch immer alle notwendigen Dokumente abrufen können, um den Workflow zu garantieren.
Mit Docuware bieten wir Ihnen die besten Voraussetzungen, dass sämtliche Geschäftsprozesse für alle im Team sicher abrufbar und verbunden sind. So gestalten Sie Ihre Prozesse flexibel, smart und voll digital.
Benjamin Zähringer
Bereichsleiter DW
b.zaehringer@resin.de
+49761/455 75-14
FAQ's DMS + Worklflow
Was ist der Unterschied zwischen der Cloud, OnPremises oder der Hybridvariante bei DMS?
Eine Public Cloud ist ein IT-Modell, bei dem On-Demand-Computing-Services und -Infrastruktur von einem Drittanbieter verwaltet und über das öffentliche Internet mit mehreren Unternehmen gemeinsam genutzt werden. Beispielsweise die Clouds von Ionos, Amazon oder Microsoft Azure.
Bei einer OnPremises-Lösung befinden sich die Infrastruktur und die darauf laufenden Services bei der Firma selbst. Bei einer Hybridvariante kann eine OnPremises-Lösung in einem externen Rechenzentrum installiert und dann als Private Cloud zur Verfügung gestellt werden. Alternativ gibt es auch die Möglichkeit, einen Teil der Services lokal als OnPremises-Lösung und zusätzliche Services als Cloud laufen zu lassen.
Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich DMS?
Eine Unternehmensgröße, ab der sich Dokumentenmanagementsysteme lohnen, lässt sich nicht beziffern. Prinzipiell bietet sich DMS für alle Unternehmen an, in denen Verwaltungsprozesse wie beispielsweise die Freigabe von Rechnungen ablaufen.
Erlaubt das Finanzamt ein DMS?
Ja. Und nicht nur das: Im Rahmen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) ist DMS bei digitalen Rechnungen – etwa per PFD oder E-Mail – vorgeschrieben. Daten dürfen sogar ohne Anmeldung beim Finanzamt in der Europäischen Union gespeichert werden.
Wie werden Daten im Dokumenten Management System vor Datenverlust geschützt?
Der Schutz der Daten erfolgt durch redundante Backups, die an getrennten Orten lagern. Unabhängig davon, ob Sie sich für eine On-Premise, eine Hybrid- oder eine Cloud-Lösung entscheiden.
Wie sind die Daten vor unberechtigten Zugriffen geschützt?
Welche Variante ist sicherer – Cloud oder On-Premise?
Die Sicherheit ist bei beiden Varianten gleich hoch. Ob Sie sich für eine der beiden Cloud-Varianten oder eine On-Premise-Lösung entscheiden, orientiert sich an unterschiedlichen Faktoren wie beispielsweise der Verfügbarkeit eines entsprechend leistungsfähigen Servers im eigenen Unternehmen, den anfallenden Kosten oder wie dringend die 24/7-Stunden-Verfügbarkeit der Daten und Dokumente ist. Wofür Sie sich entscheiden, ist immer sehr individuell.
In gemeinsamen Workshops analysieren wir mit Ihnen Ihre Abläufe und prüfen Optimierungsansätze. Auf dieser Basis setzen wir dann für Sie die Dokumentenablage mit DocuWare in die vorhandene Systemlandschaft ein. Dabei sorgen die offenen Schnittstellen für den Datenaustausch mit den korrespondierenden Systemen.
Digitalisierte
Prozesse
Wir alle möchten mehr Freiheit leben, die Arbeitszeit flexibel gestalten und dabei doch immer alle notwendigen Dokumente abrufen können, um den Workflow zu garantieren.
Mit DocuWare bieten wir Ihnen die besten Voraussetzungen, dass sämtliche Geschäftsprozesse für alle im Team sicher abrufbar und verbunden sind. So gestalten Sie Ihre Prozesse flexibel, smart und voll digital.