Wichtige Aufbewahrungsfristen für Dokumente
Ein wichtiges Thema im Unternehmensalltag ist die Aufbewahrung von Dokumenten. Diese Dokumente können vom Arbeitsvertrag über Lieferscheine bis hin zu Steuerunterlagen reichen. Doch wie lange müssen diese Dokumente aufbewahrt werden und welche Fristen gilt es zu beachten? In diesem Artikel werden wir die wichtigsten Fragen zu Aufbewahrungsfristen für Dokumente im Unternehmen beantworten.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Dokumente im Unternehmen?
Die Aufbewahrungsfristen für Dokumente im Unternehmen hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie dem Typ des Dokuments, dem Zweck der Aufbewahrung und gesetzlichen Vorschriften.
In Deutschland gibt es verschiedene gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Dokumente im Unternehmen, die je nach Art des Dokuments und des Geschäfts unterschiedlich sind. Hier sind einige Beispiele:
- Handels- und Geschäftsbriefe (z.B. Rechnungen, Bestellungen): 10 Jahre (§ 257 HGB)
- Buchungsbelege (z.B. Kassenbelege, Ein- und Ausgangsrechnungen): 10 Jahre (§ 147 AO)
- Lohn- und Gehaltsunterlagen (z.B. Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen): 10 Jahre (§ 147 AO)
- Jahresabschlüsse und Lageberichte: 10 Jahre (§ 257 HGB)
- Steuererklärungen: 6 Jahre (§ 147 AO)
- Verträge: mindestens 6 Jahre nach Vertragsende (§ 147 AO)
- Personalakten: mindestens 10 Jahre nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses (§ 147 AO)
- Bauunterlagen: 30 Jahre (§ 16 Abs. 4 VOB/A)
- Versicherungsunterlagen: 5 Jahre nach Vertragsende (§ 21 VVG)
- Patientenakten: 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung (§ 630f BGB)
- Bankunterlagen: 6 Jahre (§ 257 HGB)
- Patentanmeldungen: mindestens 10 Jahre (§ 18 PatG)
- Urkunden und Verwaltungsdokumente: mindestens 3 Jahre (§ 3 Abs. 1 und 2 VwVfG)
Es ist wichtig zu beachten, dass diese Aufbewahrungsfristen nur Mindestfristen sind und in einigen Fällen (z.B. bei Produkthaftung) längere Aufbewahrungsfristen gelten können.
Was passiert, wenn ich Dokumente nicht lange genug aufbewahre?
Wenn Sie Dokumente nicht lange genug aufbewahren, kann dies zu Problemen führen. So kann es beispielsweise zu Schwierigkeiten bei der Vorlage von Nachweisen für Steuerzwecke oder im Falle von Rechtsstreitigkeiten kommen. Auch im Falle von Audits oder Kontrollen durch Behörden kann es zu Problemen führen, wenn wichtige Dokumente nicht aufbewahrt werden.
Wie kann ich Dokumente am besten aufbewahren?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Dokumente im Unternehmen aufzubewahren. Die traditionelle Methode ist die Aufbewahrung in Aktenordnern oder in Schubladen. Allerdings ist diese Art der Aufbewahrung nicht sonderlich effizient oder kostengünstig. Eine moderne Alternative ist die digitale Aufbewahrung von Dokumenten, beispielsweise in der Cloud.
Durch das Speichern von Dokumenten in einem Dokumentenmanagementsystem wie DocuWare können Sie sicherstellen, dass alle Belege sicher und geschützt sind. DocuWare verwendet fortschrittliche Sicherheitsfunktionen, um Ihre Dokumente vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Darüber hinaus sind Ihre Dokumente in Docuware, entsprechend der jeweiligen Benutzerrechte, jederzeit zugänglich und den geltenden gesetzlichen Anforderungen entsprechend abgelegt. Dadurch minimieren Sie das Risiko von Strafen oder rechtlichen Konsequenzen.
Wichtig ist aber grundsätzlich, dass die Dokumente gut geschützt sind und dass sie jederzeit schnell und einfach abrufbar sind. Auch sollten Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden, um zu verhindern, dass Dokumente in falsche Hände geraten oder verloren gehen. Wenn Sie also keine rechtlich sichere digitale Ablage haben, empfiehlt es sich, Dokumente in einem verschlossenen Schrank oder in einem Safe aufzubewahren.
Bei der digitalen Aufbewahrung von Dokumenten sollten sichere Passwörter verwendet werden und regelmäßige Backups durchgeführt werden, um im Falle von Datenverlusten geschützt zu sein.
Was gilt für elektronische Dokumente?
Elektronisch erhaltene oder erstellte Unterlagen müssen Sie unveränderbar und jederzeit lesbar revisionssicher archivieren. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten natürlich nicht nur für Dokumente in Papierform, sondern ebenso für digitale Unterlagen:
2023 dürfen Sie alle Dateien löschen, die unter die 10-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2012 erstellt wurden, oder die unter die 6-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2016 erstellt wurden.
Gemäß den GoBD müssen Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen, die im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen sind, im Originalformat aufbewahrt werden. Diese Aufbewahrungspflicht gilt auch für Ihre digitale Buchhaltung und erfordert, dass die genannten Elemente unveränderbar elektronisch gespeichert werden müssen. Eine vorzeitige Löschung ist nicht erlaubt und das bloße Aufbewahren in ausgedruckter Form genügt nicht. Als Beispiele nennt die Verwaltung per E-Mail eingegangene Rechnungen im PDF-Format und gescannte Papierbelege.
Besondere Aufmerksamkeit muss auch der Aufbewahrung von E-Mails gewidmet werden. Die GoBD verlangt, dass E-Mails, die als Handels- oder Geschäftsbriefe gelten oder als Buchungsbelege verwendet werden, elektronisch aufbewahrt werden. E-Mails, die lediglich als Transportmittel für angehängte elektronische Rechnungen dienen, sind dagegen nicht aufbewahrungspflichtig. Wenn eine E-Mail jedoch sowohl eine elektronische Rechnung als auch weitere aufbewahrungspflichtige Informationen enthält, müssen sowohl die Rechnung als auch die E-Mail elektronisch aufbewahrt werden.
Um sicherzustellen, dass Daten nicht verloren gehen, ist es empfehlenswert, eine Datensicherung in einer sicheren Cloud durchzuführen, da Festplatten und USB-Sticks beschädigt werden können. Bei der Auswahl des Cloud-Anbieters sollten jedoch einige Faktoren berücksichtigt werden. Zum einen ist es wichtig, dass die Daten in einer verschlüsselten Cloud in Deutschland gespeichert werden, um eine effektive Datensicherheit und die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten. Darüber hinaus sollten die Daten auch nach deutschem Recht behandelt werden, um die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zu gewährleisten.
Gibt es Ausnahmen von den Aufbewahrungsfristen?
Ja, es gibt Ausnahmen von den Aufbewahrungsfristen. So gibt es beispielsweise gesetzliche Vorschriften, die längere Aufbewahrungsfristen vorsehen. So müssen beispielsweise Unterlagen, die für die Erbschafts- oder Schenkungssteuer relevant sind, unbegrenzt aufbewahrt werden. Auch können vertragliche Vereinbarungen oder interne Regelungen längere Aufbewahrungsfristen festlegen. Es ist daher wichtig, sich über die geltenden Fristen im Unternehmen und für das jeweilige Dokument zu informieren.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Aufbewahrung von Dokumenten im Unternehmen ein wichtiges Thema ist. Es gibt verschiedene Aufbewahrungsfristen und Ausnahmen von diesen Fristen zu beachten. Um Probleme zu vermeiden, empfiehlt es sich, sich über die geltenden Fristen und Regelungen zu informieren und Dokumente sorgfältig aufzubewahren.