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Abläufe optimieren

02. Jan 2023Achim Steinröder
Abläufe optimieren
Abläufe optimieren

Durchdachte und klar strukturierte Prozesse sind ein wesentlicher Faktor für die Effizienz eines Unternehmens. Um Wachstum zu erzielen, Kosten zu sparen und wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen sich auch kleine und mittelgroße Unternehmen (KMU) Gedanken über die Verbesserung interner Abläufe machen. Gerade in kleineren Unternehmen gibt es oft viele unterschiedliche Prozesse, die optimiert werden können. Dabei ist es wichtig, sich zunächst einmal einen Überblick zu verschaffen und herauszufinden, welche Abläufe wirklich optimiert werden sollten. In diesem Artikel möchten wir Ihnen einige Tipps geben, wie Sie dabei vorgehen können.

Prozesse effizienter gestalten

Schlecht geplante Vorgänge kosten nicht nur Zeit und Geld, sondern führen auch zu Missverständnissen und Unzufriedenheit, sowohl bei Kunden als auch bei Mitarbeitern. Daher sollte man sich gut überlegen, welche Ziele man mit der Optimierung der Abläufe erreichen möchte. Welche Verbesserungen sollen erzielt werden? Soll die Effizienz gesteigert werden? Oder sollen bestimmte Probleme gelöst werden? Sind Prozesse unklar oder zu kompliziert? Erst wenn Sie diese Fragen beantwortet haben, können Sie sich an die eigentliche Optimierung interner Abläufe machen. Ein zentraler Schritt auf diesem Weg ist die Digitalisierung.

Prozesse digitalisieren

Um Prozesse zu digitalisieren, können Sie folgende Schritte unternehmen:

  • Beginnen Sie damit, die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu untersuchen und herauszufinden, welche von ihnen sich besonders gut für die Digitalisierung eignen. Dazu können Sie z.B. Prozessdokumentationen erstellen oder Prozess-Workshops durchführen.
  • Sobald Sie die Prozesse identifiziert haben, die sich für die Digitalisierung eignen, sollten Sie die passenden Lösungen auswählen. Dazu können z. B. spezielle Softwarelösungen, mobile Apps oder Cloud-Dienste gehören.
  • Bevor Sie mit der Suche nach Software beginnen, sollten Sie genau definieren, welche Anforderungen die Software erfüllen muss, um Ihre Bedürfnisse bestmöglich abzudecken. Dazu können z.B. Funktionalitäten, Integrationsmöglichkeiten, Kosten und Benutzerfreundlichkeit gehören. Dabei kann es hilfreich sein, sich mit anderen Unternehmen in ähnlicher Größe und Branche auszutauschen und zu erfahren, welche Software sie nutzen und ob sie damit zufrieden sind. Darüber hinaus ist es sinnvoll, Mitarbeiter in die Entscheidung einzubeziehen, welche Software für das Unternehmen gekauft werden soll. Durch die Einbeziehung der Mitarbeiter können Sie sicherstellen, dass die Software auch tatsächlich den Bedürfnissen und Anforderungen der Mitarbeiter entspricht und sie sich damit wohlfühlen. Auf diese Weise kann die Akzeptanz der Software erhöht werden und es kommt weniger zu Problemen bei der Einführung und Nutzung.
  • Wenn Sie die richtige Lösung gefunden und ausgewählt haben, sollten Sie diese in Ihrem Unternehmen einführen. Dazu können Sie z.B. Schulungen für Mitarbeiter durchführen oder spezielle Implementierungsteams zusammenstellen. Achten Sie auch dabei darauf, dass Sie Ihre Mitarbeiter einbeziehen und nicht überfordern.
  • Um sicherzustellen, dass die Digitalisierung auch tatsächlich die gewünschten Ergebnisse erzielt, sollten Sie die Ergebnisse regelmäßig messen und überprüfen.
  • Digitalisierung ist kein abgeschlossener Prozess, sondern ein ständiger Verbesserungsprozess. Nehmen Sie sich daher regelmäßig Zeit, um Ihre digitalen Prozesse zu überprüfen und zu verbessern.

Dokumentenmanagement verbessert die Kommunikation

Da die meisten Geschäftsvorgänge einen Bezug zu Dokumenten haben, bietet ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), gerade für kleinere Unternehmen, die größten Vorteile. Ein digitalisiertes Dokumentenmanagement ermöglicht Ihnen nicht nur die Verwaltung und rechtssichere Archivierung aller erforderlichen Informationen. Es ermöglicht auch den Informationsfluss im Unternehmen, indem es für klare, standardisierte und auf Ihre individuellen Geschäftsanforderungen abgestimmte Prozesse sorgt.
Mit einem Dokumentenmanagementsystem finden Ihre Mitarbeiter alle benötigten Dokumente jederzeit und ohne langes Suchen an einem zentralen Ort. Somit hat jeder Berechtigte Zugriff auf die aktuelle Version der für ihn relevanten Dokumente. Durch die Verwendung eines digitalen Dokumentenmanagements können Sie den Zeitaufwand für das Suchen, Drucken und Speichern von Dokumenten reduzieren und Missverständnisse in Ihrem Team beseitigen.

Prozessoptimierung mit Workflow-Funktionen

Mit den richtigen Workflows können Sie viele Prozesse in Ihrem Unternehmen steuern. Mit einem auf Ihre Anforderungen abgestimmten DMS können Sie Verantwortlichkeiten und Aufgaben klar definieren. Das schafft Transparenz und hilft, Missverständnisse und Unklarheiten zu vermeiden. So beschleunigen Sie alle Prozesse in Ihrem Unternehmen und halten Termine problemlos ein.
Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, das schnelle Durchsuchen und die Weiterverarbeitung, ohne dass es zu Qualitätsverlusten kommt. Digitale Daten können ganz anders verwendet werden, als analoge Informationen.

Unsere Empfehlung

Wir empfehlen für ein optimales Dokumentenmanagement und die Automatisierung von Geschäftsabläufen DocuWare. Mit DocuWare lassen sich Geschäftsdokumente digitalisieren, revisionssicher archivieren und bearbeiten. Die Vereinfachung von Abläufen, durch die Digitalisierung, senkt Kosten, beschleunigt Prozesse und setzt Ressourcen für andere Aufgaben frei. Wir beraten Sie gerne bei der Umsetzung und Einführung in Ihrem Unternehmen.

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