EInführung eines zentralen Archivs mit Docuware
Die Auto Schubert GmbH stand vor der Aufgabe, die Verwaltung mehrerer Standorte zu optimieren, wobei sämtliche Dokumentation auf Papier basierte, einschließlich der komplexen Prozesse zur Erstellung von Kunden- und Fahrzeugakten. Dies führte zu Herausforderungen in Bezug auf die Verfügbarkeit von Informationen und Dokumenten sowie Schwierigkeiten bei der Herstellerprüfung.
Das 1980 in Marburg gegründete Autohaus ist einer der größten Toyota-Händler in Deutschland und verkauft an fünf Standorten in Mittel- und Nordhessen jährlich rund 1.500 Neuwagen sowie weitere 1.000 Gebrauchtfahrzeuge. Mit der DocuWare Cloud wird der gesamte Verkaufsprozess unterstützt.
HERZLICHEN GLÜCKWUNSCH!
Wir gratulieren ganz herzlich unserem Kunden Auto Schubert GmbH, die den erstmals verliehenen DocuWare Digital Leaders Award erhalten haben!
Der DocuWare Partner resin it + office unterstützte die Auto Schubert GmbH bei der Implementierung von DocuWare. Ein zentrales Archiv ermöglicht nun die effiziente Erstellung und Überprüfung von Kunden- und KFZ-Akten, was zu erhöhter Transparenz sowohl intern als auch extern führt. Klare Zugriffsberechtigungen wurden eingerichtet, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf die Dokumente zugreifen können. Durch die Beseitigung manueller Prozesse haben die Mitarbeitenden außerdem mehr Zeit für das Tagesgeschäft. Der Einsatz von DocuWare wurde inzwischen auf andere Abteilungen und Prozesse erweitert, darunter das Vertragswesen und das Personalwesen. Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung ist außerdem in der Umsetzung.
Die Vorteile des DMS reichen von Zeiteinsparungen bis zu Qualitätssteigerungen im Prozess der Vertriebssteuerung und resultieren letztlich in einem optimierten Arbeitsumfeld. Das ist die Basis für die hohe Kundenzufriedenheit, auf die wir stolz sind und an deren weiterer Verbesserung wir permanent arbeiten.
Jörg Schubert
Geschäftsführer der Auto Schubert GmbH
Prozesse rund um die Fahrzeugakte
Im Zentrum des Vertriebsprozesses steht die Fahrzeugakte, die früher als Papierakte von einem Arbeitsplatz zu einem anderen getragen wurde und heute in DocuWare elektronisch vorliegt. Alle ein Fahrzeug betreffenden Unterlagen – Kaufvertrag, Kalkulationen, Finanzierungs- und Leasingverträge, Datenschutzerklärungen, Selbstauskunft und vieles mehr – werden von den Verkaufsassistenzen an den verschiedenen Standorten eingescannt; dafür hat das Autohaus zehn Epson-Scanner DS-790WN angeschafft.
„Unser Fehler in puncto Dokumentmanagement besteht darin, dass wir uns nicht schon viel früher damit beschäftigt haben. Der Nutzen durch die Prozessverbesserungen ist aus heutiger Sicht unverzichtbar."
Durch den mit DocuWare durchgeführten abschließenden Check aller Vertragsdokumente in unserem Controlling weiß der Verkauf, dass nichts vergessen wurde, wenn das Auto übergeben wird.
Vollständigkeitscheck für Verträge
Durch die direkte Verfügbarkeit aller Unterlagen spart das DMS dem Autohaus viel Zeit, etwa bei Fragen zu einem Verkaufsvorgang, wie zum Beispiel, ob im Leasingvertrag die vom Kunden gewünschte Anhängerkupplung berücksichtigt ist. Für solche Fragen seien früher beim Suchen in den Papierunterlagen grob gerechnet im Schnitt zehn bis fünfzehn Minuten pro Auto aufgewendet worden, schätzt Schubert. Aufs Jahr gerechnet sind das bei 2500 Fahrzeugen 60-70 Arbeitstage.
Neben Zeiteinsparungen besteht für Schubert der Hauptnutzen jedoch in der Qualitätssteigerung. Es gebe jetzt ein effektives Controlling: Verträge werden auf Vollständigkeit geprüft, Ausreißer kommen nicht mehr vor. Für den Vertrieb bedeutet dies Sicherheit und Entlastung von Papierarbeit, wodurch das Arbeitsumfeld verbessert und damit die Basis für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden sowie am Ende der Kundschaft gelegt wird.
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Benjamin Zähringer
Bereichsleiter DW
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