Vorsprung durch Digitalisierung: Dokumenten management und Workflow Automation

Mit DocuWare bieten wir eine moderne Plattform für die Bereiche Enterprise-Content-Management, Dokumenten-Management und Workflow-Automation für die revisionssichere Archivierung und die Automatisierung einfacher bis komplexer Prozesse.
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Was ist ein Dokumenten management System?

Das Dokumenten Management System (DMS) unterstützt Sie, Papierdokumente und digitale Dateien in einem zentralen digitalen Dokumentenarchiv zu speichern. Mit der Integration von DMS können Sie in Ihrem Unternehmen Dokumente verarbeiten, erfassen, speichern und zurückverfolgen. In Unternehmen, die ihre Abläufe mit einem Dokumentenmanagement umstellen möchten, sollten alle Mitarbeiter hinter der Lösung stehen. Denn nur wenn alle Beteiligten an einem Strang ziehen und von den Vorteilen der Digitalisierung überzeugt sind, ist eine erfolgreiche Umstellung sicher. Wichtig ist in diesem Zusammenhang die Definition realistischer Ziele, um nach entsprechender Planung die Implementierung des Dokumenten Management-Systems möglichst schnell zu realisieren.

Vorteile von Dokumenten management-Systemen

Nach wie vor sind Papierberge und mit unzähligen Aktenordnern gefüllte Regale in vielen Büros Standard. Typische Büroarbeiten wie die Ablage und die Suche nach Dokumenten kosten wertvolle Zeitressourcen und verursachen unnötige Kosten. Die Lösung dieser ineffizienten Arbeitsweise liegt in den Vorzügen eines digitalen Dokumenten Management-Systems:
  • Weniger Papier: Niedrigere Kosten und weniger Aufwand durch digitales Dokumenten Management
  • Höhere Compliance und Sicherheit mit DMS.
  • Verbesserte Produktivität durch Automatisierung
  • Flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten

Mehr Flexibilität und Sicherheit durch professionelles Dokumenten Management

Ein Dokumenten Management System unterstützt klar strukturierte Prozesse und bietet ein hohes Maß an Flexibilität bei der Bearbeitung unterschiedlichster Themen. Wo Sie oder Ihre Mitarbeiter sich auch befinden, ob im Homeoffice, unterwegs zum Kunden oder in einem externen Meeting: Innerhalb kürzester Zeit sind die Informationen verfügbar, die Sie für die erfolgreiche Erledigung einer Aufgabe oder die Beantwortung von Fragen benötigen. Ein ebenfalls wichtiger Aspekt ist die Sicherheit Ihrer im DMS hinterlegten Daten. Durch die digitale Verfügbarkeit entfällt die Mitnahme von auf Papier gedruckten vertraulichen Informationen und ein individuell angepasstes Rechtesystem verhindert den Zugriff auf Daten durch unbefugte Personen.

Digitales Dokumenten Management schützt vor Datenverlust

Mit Papier gefüllte Archive oder Aktenschränke sind kostenintensiv und bieten geringe Sicherheit gegen den Verlust wichtiger Dokumente oder deren Diebstahl. Denn Ereignisse wie Naturkatastrophen in Form von Hochwasser oder Brände aus verschiedensten Ursachen zeigen eine zerstörerische Wirkung. Nicht zu vergessen Einbrüche, die oft mit Vandalismus gepaart sind. Ein digitales Dokumenten Management schützt Ihre Daten und Dokumente zuverlässig vor all diesen Ereignissen. Und sollte eines der hochsicheren Rechenzentren oder der eigene Server im Unternehmen ausfallen, ist dies unproblematisch. Redundante Backups gewährleisten, dass Ihre Daten in jeder Situation wiederherstellbar sind.

Leistungen
Leistungen

DOKUMENTEN MANAGEMENT OPTIMIERT DIE PROZESSE ALLER ABTEILUNGEN SICHER.
RECHTSKONFORM. MOBIL VERFÜGBAR. IN DER CLOUD ODER ON-PREMISE.

Rechnungswesen

Rechnungsbearbeitung,
Forderungsmanagement
Vertragsverwaltung

Vertrieb

Angebotserstellung
Vertragsverlängerung
Kundenanfragen

HR

Rekrutierung
Employment-Management
Leistungsbeurteilung

Controlling

Planung
Aufzeichnungen
Audit-Vorbereitung

Einkauf

Bestellanforderungen
Vertragsverlängerungen
Planung & Budgets

R&D

Dokumentationen
Zulassungsmanagement
Ankündigungen

Logistik

Liefernachweise
Versanddokumente
Zolldokumente

Recht

Vertragsmanagement
Compliance
Records Management

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Diese neuen jährlichen Auszeichnungen wurden ins Leben gerufen, um herausragende DocuWare-Partner und ihre DocuWare-Anwender zu würdigen. DocuWare bringt Ihr Unternehmen voran, erleichtert die Zusammenarbeit im Team und verbessert den Arbeitsalltag all Ihrer Mitarbeiter.

Wir haben unseren Kunden, die Auto Schubert GmbH nominiert und freuen uns gemeinsam mit dem Team über die erfolgreiche Platzierung.

Workflow-Lösungen im Fokus

Welche Rolle spielt die Digitalisierung für Ihren wirtschaftlichen Erfolg?

Die Zukunft der Wirtschaft, der Arbeit und des täglichen Lebens allgemein wird weitaus digitaler als bisher angenommen. Fast jedes Unternehmen ist auf Daten, digitale Tools und Automatisierung von Geschäftsprozessen angewiesen. Dies hat zur Folge, dass digitale Technologien eine immer größere Bedeutung für die Unternehmung, deren Überleben und Wachstum darstellt.

SIE ENTSCHEIDEN WIE DOCUWARE AM BESTEN ZU IHNEN PASST ...

Als Cloud-, OnPremise- oder als Hybridvariante.

ZAHLEN UND FAKTEN ZUM THEMA: JEDES 3. UNTERNEHMEN INVESTIERT > 50% IN DIE DIGITALISIERUNG

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Neue Dokumente/Sekunde
24 Dokumente
Cloud User weltweit
255.425 User
Gespeicherte Dokumente
545 Millionen

Der Trend zeigt, dass die Anzahl der Cloud Kunden in Zukunft exponentiell wachsen wird. Doch auch wenn der Schritt in die Cloud für Sie noch Zukunftsmusik sein sollte, so können Sie bereits heute mit der Digitalisierung On-Premise und Hybrid starten. Wir wachsen mit Ihnen gemeinsam und passen uns Ihrer Unternehmensstrategie an.

RIDX – INTELLIGENTER POSTEIN- UND AUSGANG
RICOH IDX
RICOH IDX

Viele Unternehmen suchen nach einfachen und effektiven Möglichkeiten, um mit dem Digitalisierungsprozess zu starten. Mit RIDX bieten wir Ihnen eine einfach und noch dazu CO2 mindernde Lösung und schaffen Ihnen per Klick und ohne umfangreiches IT-Projekt sofort einen Mehrwert, um von dem digitalen Wandel zu profitieren.

SPAREN SIE ZEIT, GELD UND RESSOURCEN
KOMMUNIKATIONSWEGE

Die Digitalisierung von bisher papierbasierten Geschäftsprozessen ist der wichtigste Hebel für die neue digitale Arbeitswelt. Wenn all Ihre Dokumente digital sind, können Sie und Ihre Mitarbeiter jederzeit und an jedem Ort problemlos darauf zugreifen und sofort bearbeiten.

Mit der intelligenten Lösung von Ricoh IDX bieten wir einen einfachen und raschen Weg, um z. B. Rechnungen, Mahnungen oder Gutschriften elektronisch zu empfangen und zu senden.

Die gesamte Kommunikation mit dem TRAFFIQX® Business Portal findet in verschlüsselter Form statt. Registrierten Geschäftspartnern stehen umfangreiche Protokollfunktionen zur Verfügung.

In gemeinsamen Workshops analysieren wir mit Ihnen Ihre Abläufe und prüfen Optimierungsansätze. Auf dieser Basis setzen wir dann für Sie die Dokumentenablage mit DocuWare in die vorhandene Systemlandschaft ein. Dabei sorgen die offenen Schnittstellen für den Datenaustausch mit den korrespondierenden Systemen.

Sie haben Fragen? Gerne stehen wir zur Verfügung.

Digitalisierte Prozesse

Wir alle möchten mehr Freiheit leben, die Arbeitszeit flexibel gestalten und dabei doch immer alle notwendigen Dokumente abrufen können, um den Workflow zu garantieren.

Mit Docuware bieten wir Ihnen die besten Voraussetzungen, dass sämtliche Geschäftsprozesse für alle im Team sicher abrufbar und verbunden sind. So gestalten Sie Ihre Prozesse flexibel, smart und voll digital.

Bejamin Zähringer
Bejamin Zähringer
IHR ANSPRECHPARTNER

Benjamin Zähringer
Bereichsleiter DW
b.zaehringer@resin.de
+49761/455 75-14

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FAQ's DMS + Worklflow

Was ist der Unterschied zwischen der Cloud, OnPremises oder der Hybridvariante bei DMS?

Eine Public Cloud ist ein IT-Modell, bei dem On-Demand-Computing-Services und -Infrastruktur von einem Drittanbieter verwaltet und über das öffentliche Internet mit mehreren Unternehmen gemeinsam genutzt werden. Beispielsweise die Clouds von Ionos, Amazon oder Microsoft Azure.
Bei einer OnPremises-Lösung befinden sich die Infrastruktur und die darauf laufenden Services bei der Firma selbst. Bei einer Hybridvariante kann eine OnPremises-Lösung in einem externen Rechenzentrum installiert und dann als Private Cloud zur Verfügung gestellt werden. Alternativ gibt es auch die Möglichkeit, einen Teil der Services lokal als OnPremises-Lösung und zusätzliche Services als Cloud laufen zu lassen.

Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich DMS?

Eine Unternehmensgröße, ab der sich Dokumentenmanagementsysteme lohnen, lässt sich nicht beziffern. Prinzipiell bietet sich DMS für alle Unternehmen an, in denen Verwaltungsprozesse wie beispielsweise die Freigabe von Rechnungen ablaufen.

Erlaubt das Finanzamt ein DMS?

Ja. Und nicht nur das: Im Rahmen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) ist DMS bei digitalen Rechnungen – etwa per PFD oder E-Mail – vorgeschrieben. Daten dürfen sogar ohne Anmeldung beim Finanzamt in der Europäischen Union gespeichert werden.

Wie werden Daten im Dokumenten Management System vor Datenverlust geschützt?

Der Schutz der Daten erfolgt durch redundante Backups, die an getrennten Orten lagern. Unabhängig davon, ob Sie sich für eine On-Premise, eine Hybrid- oder eine Cloud-Lösung entscheiden.

Wie sind die Daten vor unberechtigten Zugriffen geschützt?

Die DMS-Lösung von DocuWave verfügt über ein leistungsfähiges Rechtesystem, über das Sie detailliert definieren, welche Personen Zugriff zu welchen Informationen erhalten.

Welche Variante ist sicherer – Cloud oder On-Premise?

Die Sicherheit ist bei beiden Varianten gleich hoch. Ob Sie sich für eine der beiden Cloud-Varianten oder eine On-Premise-Lösung entscheiden, orientiert sich an unterschiedlichen Faktoren wie beispielsweise der Verfügbarkeit eines entsprechend leistungsfähigen Servers im eigenen Unternehmen, den anfallenden Kosten oder wie dringend die 24/7-Stunden-Verfügbarkeit der Daten und Dokumente ist. Wofür Sie sich entscheiden, ist immer sehr individuell.

REFERENZEN
WIP Carhartt
WIP Carhartt
Vinzenz von Paul
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Gleichauf GmbH
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UNSERE MARKEN STEHEN FÜR SICHERE DIGITALISIERUNGSPROZESSE
Docuware
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Ricoh
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Genius Bytes
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Kyocera
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WIR BIETEN SERVICEQUALITÄT AUF HÖCHSTEM NIVEAU

In gemeinsamen Workshops analysieren wir mit Ihnen Ihre Abläufe und prüfen Optimierungsansätze. Auf dieser Basis setzen wir dann für Sie die Dokumentenablage mit DocuWare in die vorhandene Systemlandschaft ein. Dabei sorgen die offenen Schnittstellen für den Datenaustausch mit den korrespondierenden Systemen.

Digitalisierte
Prozesse

Wir alle möchten mehr Freiheit leben, die Arbeitszeit flexibel gestalten und dabei doch immer alle notwendigen Dokumente abrufen können, um den Workflow zu garantieren.

Mit DocuWare bieten wir Ihnen die besten Voraussetzungen, dass sämtliche Geschäftsprozesse für alle im Team sicher abrufbar und verbunden sind. So gestalten Sie Ihre Prozesse flexibel, smart und voll digital.

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