Wir unterstützen Sie bei der Auswahl der richtigen Module!
Dokumentenmanagement — auch (DMS) genannt – hilft Ihnen dabei, Papierdokumente und digitale Dateien in einem zentralen digitalen Dokumentenarchiv zu speichern. Mit der Integration von DMS können Sie in Ihrem Unternehmen Dokumente verarbeiten, erfassen, speichern und zurückverfolgen. In Unternehmen, die ihre Abläufe mit einem Dokumentenmanagement umstellen möchten, sollten alle Mitarbeiter voll und ganz hinter der Lösung stehen. Denn nur wenn alle Involvierten an einem Strang ziehen und die Vorteile der digitalen Arbeit erkennen, wird die Umstellung erfolgreich sein. Wichtig ist in diesem Zusammenhang die Definition realistischer Ziele, um nach entsprechender Planung die Implementierung des Dokumentenmanagement-Systems möglichst schnell realisieren zu können.
Nach wie vor sind Schreibtische mit Papierbergen und mit unzähligen Aktenordnern gefüllte Regale in vielen Büros Standard. Typische Büroarbeiten, etwa die Ablage und das Auffinden von Dokumenten werden zum Zeit- und Kostenfresser. Die Lösung dieser ineffizienten Arbeitsweise liegt in den Vorzügen eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems:
Rechnungswesen
Rechnungsbearbeitung,
Forderungsmanagement
Vertragsverwaltung
Einkauf
Bestellanforderungen
Vertragsverlängerungen
Planung & Budgets
Vertrieb
Angebotserstellung
Vertragsverlängerung
Kundenanfragen
R&D
Dokumentationen
Zulassungsmanagement
Ankündigungen
HR
Rekrutierung
Employment-Management
Leistungsbeurteilung
Logistik
Liefernachweise
Versanddokumente
Zolldokumente
Controlling
Planung
Aufzeichnungen
Audit-Vorbereitung
Recht
Vertragsmanagement
Compliance
Records Management
Die Zukunft der Wirtschaft, der Arbeit und des täglichen Lebens allgemein, wird weitaus digitaler als bisher angenommen. Fast jedes Unternehmen ist auf Daten, digitale Tools und Automatisierung von Geschäftsprozessen angewiesen. Dies hat zur Folge, dass digitale Technologien eine immer größere Bedeutung für die Unternehmung, deren Überleben und Wachstum darstellt.
Als Cloud-, OnPremises- oder als Hybridvariante.
Der Trend zeigt, dass die Anzahl der Cloud Kunden in Zukunft exponentiell wachsen wird. Doch auch wenn der Schritt in die Cloud für Sie noch Zukunftsmusik sein sollte, so können Sie bereits heute mit der Digitalisierung OnPremises und Hybrid starten. Wir wachsen mit Ihnen gemeinsam und passen uns Ihrer Unternehmensstrategie an.
Viele Unternehmen suchen nach einfachen und effektiven Möglichkeiten, um mit dem Digitalisierungsprozess zu starten. Mit RIDX bieten wir Ihnen eine einfach und noch dazu CO2 mindernde Lösung und schaffen Ihnen per Klick und ohne umfangreiches IT-Projekt sofort einen Mehrwert, um von dem digitalen Wandel zu profitieren.
Die Digitalisierung von bisher papierbasierten Geschäftsprozessen ist der wichtigste Hebel für die neue digitale Arbeitswelt. Wenn all Ihre Dokumente digital sind, können jederzeit und an jedem Ort Ihre Mitarbeiter problemlos darauf zugreifen und sofort bearbeiten.
Mit der intelligenten Lösung von Ricoh IDX bieten wir einen einfachen und raschen Weg, um z. B. Rechnungen, Mahnungen oder Gutschriften elektronisch zu empfangen und zu senden.
Die gesamte Kommunikation mit dem TRAFFIQX® Business Portal findet in verschlüsselter Form statt. Registrierten Geschäftspartnern stehen umfangreiche Protokollfunktionen zur Verfügung.
Eine Public Cloud ist ein IT-Modell, bei dem On-Demand-Computing-Services und -Infrastruktur von einem Drittanbieter verwaltet und über das öffentliche Internet mit mehreren Unternehmen gemeinsam genutzt werden. Beispielsweise die Clouds von Ionos, Amazon oder Microsoft Azure.
Bei einer OnPremises-Lösung befinden sich die Infrastruktur und die darauf laufenden Services bei der Firma selbst. Bei einer Hybridvariante kann eine OnPremises-Lösung in einem externen Rechenzentrum installiert und dann als Private Cloud zur Verfügung gestellt werden. Alternativ gibt es auch die Möglichkeit, einen Teil der Services lokal als OnPremises-Lösung und zusätzliche Services als Cloud laufen zu lassen.
Dokumentenmanagementsysteme bieten eine Vielzahl an Vorteilen. Dazu zählen:
Wir setzen auf die DMS-Lösungen von DocuWare. Unter anderem, weil bei diesem Anbieter regelmäßige Prüfungen und Zertifizierungen durch unabhängige Institutionen stattfinden. Auch mit Blick auf Datenschutz. So ermöglich DocuWare Daten und Dokumente DSGVO-konform aufzubewahren und zu verarbeiten.
Eine Unternehmensgröße, ab der sich Dokumentenmanagementsysteme lohnen, lässt sich nicht beziffern. Prinzipiell bietet sich DMS für alle Unternehmen an, in denen Verwaltungsprozesse wie beispielsweise die Freigabe von Rechnungen ablaufen.
Ja. Und nicht nur das: Im Rahmen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) ist DMS bei digitalen Rechnungen – etwa per PFD oder E-Mail – vorgeschrieben. Daten dürfen sogar ohne Anmeldung beim Finanzamt in der Europäischen Union gespeichert werden.
Workflows sind festgelegte Abfolgen von Arbeitsschritten, die zu einem vordefinierten Ergebnis führen (beispielsweise die Freigabe einer Rechnung). Strukturiert werden sie nach zeitlichen, wie manuellen oder automatisierten Ereignissen.
Workflows sind Teil eines DMS-Systems und sollen die Dokumentenflüsse und Aufgaben in einem Unternehmen strukturieren und gezielt steuern.
In gemeinsamen Workshops analysieren wir mit Ihnen Ihre Abläufe und prüfen Optimierungsansätze. Auf dieser Basis setzen wir dann für Sie die Dokumentenablage mit DocuWare in die vorhandene Systemlandschaft ein. Dabei sorgen die offenen Schnittstellen für den Datenaustausch mit den korrespondierenden Systemen.
Wir alle möchten mehr Freiheit leben, die Arbeitszeit flexibel gestalten und dabei doch immer alle notwendigen Dokumente abrufen können, um den Workflow zu garantieren.
Mit Docuware bieten wir Ihnen die besten Voraussetzungen, dass sämtliche Geschäftsprozesse für alle im Team sicher abrufbar und verbunden sind. So gestalten Sie Ihre Prozesse flexibel, smart und voll digital.