Vorsprung durch Digitalisierung: Dokumentenmanagement und Workflow Automation
Wir bieten mit DocuWare eine moderne Plattform für die Bereiche Enterprise-Content-Management, Dokumenten-Management und Workflow-Automation. Unabhängig, ob revisionssichere Archivierung oder komplexe Prozesse.
Starten Sie mit uns ihre digitale Reise
Wir unterstützen Sie bei der Auswahl der richtigen Module!
Was ist ein Dokumentenmanagement?
Dokumentenmanagement — auch (DMS) genannt – hilft Ihnen dabei, Papierdokumente und digitale Dateien in einem zentralen digitalen Dokumentenarchiv zu speichern. Mit der Integration von DMS können Sie in Ihrem Unternehmen Dokumente verarbeiten, erfassen, speichern und zurückverfolgen. In Unternehmen, die ihre Abläufe mit einem Dokumentenmanagement umstellen möchten, sollten alle Mitarbeiter voll und ganz hinter der Lösung stehen. Denn nur wenn alle Involvierten an einem Strang ziehen und die Vorteile der digitalen Arbeit erkennen, wird die Umstellung erfolgreich sein. Wichtig ist in diesem Zusammenhang die Definition realistischer Ziele, um nach entsprechender Planung die Implementierung des Dokumentenmanagement-Systems möglichst schnell realisieren zu können.
Vorteile von Dokumentenmanagement-Systemen
Nach wie vor sind Schreibtische mit Papierbergen und mit unzähligen Aktenordnern gefüllte Regale in vielen Büros Standard. Typische Büroarbeiten, etwa die Ablage und das Auffinden von Dokumenten werden zum Zeit- und Kostenfresser. Die Lösung dieser ineffizienten Arbeitsweise liegt in den Vorzügen eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems:
- Weniger Papier: Niedrigere Kosten und weniger Aufwand durch digitales Dokumentenmanagement
- Mehr Compliance und Sicherheit durch ein DMS
- Verbesserte Produktivität durch Automatisierung
- Flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten
Verbesserte Prozesse in allen Abteilungen
Sicher. Verfügbar. Mobile. Rechtskonform. In der Cloud oder On-Premises.
Rechnungswesen
Rechnungsbearbeitung,
Forderungsmanagement
Vertragsverwaltung
Einkauf
Bestellanforderungen
Vertragsverlängerungen
Planung & Budgets
Vertrieb
Angebotserstellung
Vertragsverlängerung
Kundenanfragen
R&D
Dokumentationen
Zulassungsmanagement
Ankündigungen
HR
Rekrutierung
Employment-Management
Leistungsbeurteilung
Logistik
Liefernachweise
Versanddokumente
Zolldokumente
Controlling
Planung
Aufzeichnungen
Audit-Vorbereitung
Recht
Vertragsmanagement
Compliance
Records Management
Resin holt das Triple
In einem weltweiten Ranking verleiht DocuWare diese drei Auszeichnungen nur den besten Partnern. Und wir sind dabei!
Ausgezeichnet für bestes Know-how von der Beratung, Analyse, Workshop bis zur Implementierung und Dokumentation.
Sie wollen Zeit und Kosten sparen? Wir zeigen Ihnen wie!
Workflow-LÖSUNGEN IM FOKUS
Was ist DMS? Details im WebTalk
Erfahren Sie alles über die digitale Transformation und starten Sie jetzt mit ersten Maßnahmen zur Digitalisierung und Automatisierung. Wir zeigen Ihnen in einem Webinar Anhand von einfachen Beispielen, wie Sie Ihre Unternehmensprozesse in Zukunft papierlos organisieren und dadurch flexiblere Arbeitsstrukturen schaffen.
AUTOHAUS DER ZUKUNFT
Befreien Sie sich von papierbasierten Prozessen bei der Rechnungsverarbeitung. Aufträge, Rechnungen, Verträge oder Fahrzeugakten können mit DocuWare ganz einfach digital abgelegt werden.
Digitale Lösungen für Notare
Urkunden und Dokumente digital und sicher verwalten - das vom Gesetzgeber gemäß $ 56. Abs. 1, vorgegebene Verfahren läßt sich dank unserer Softwarelösung ganz einfach und sicher umsetzen. Nutzen Sie jetzt unsere Erfahrung und lassen Sie sich über die richten Wege der Verfahrensdokumentation unverbindlich beraten.
Welche Rolle spielt die Digitalisierung für Ihren wirtschaftlichen Erfolg?
Die Zukunft der Wirtschaft, der Arbeit und des täglichen Lebens allgemein, wird weitaus digitaler als bisher angenommen. Fast jedes Unternehmen ist auf Daten, digitale Tools und Automatisierung von Geschäftsprozessen angewiesen. Dies hat zur Folge, dass digitale Technologien eine immer größere Bedeutung für die Unternehmung, deren Überleben und Wachstum darstellt.
Sie entscheiden wie DocuWare am besten zu Ihnen passt...
Als Cloud-, OnPremises- oder als Hybridvariante.
Neue Dokumente/Sekunde
24 Dokumente
Cloud User weltweit
255.425 User
Gespeicherte Dokumente
545 Millionen
Der Trend zeigt, dass die Anzahl der Cloud Kunden in Zukunft exponentiell wachsen wird. Doch auch wenn der Schritt in die Cloud für Sie noch Zukunftsmusik sein sollte, so können Sie bereits heute mit der Digitalisierung OnPremises und Hybrid starten. Wir wachsen mit Ihnen gemeinsam und passen uns Ihrer Unternehmensstrategie an.
RIDX – intelligenter Postein- und ausgang
Viele Unternehmen suchen nach einfachen und effektiven Möglichkeiten, um mit dem Digitalisierungsprozess zu starten. Mit RIDX bieten wir Ihnen eine einfach und noch dazu CO2 mindernde Lösung und schaffen Ihnen per Klick und ohne umfangreiches IT-Projekt sofort einen Mehrwert, um von dem digitalen Wandel zu profitieren.
Sparen Sie Zeit, Geld und Ressourcen
KOMMUNIKATIONSWEGE
Die Digitalisierung von bisher papierbasierten Geschäftsprozessen ist der wichtigste Hebel für die neue digitale Arbeitswelt. Wenn all Ihre Dokumente digital sind, können jederzeit und an jedem Ort Ihre Mitarbeiter problemlos darauf zugreifen und sofort bearbeiten.
Mit der intelligenten Lösung von Ricoh IDX bieten wir einen einfachen und raschen Weg, um z. B. Rechnungen, Mahnungen oder Gutschriften elektronisch zu empfangen und zu senden.
Die gesamte Kommunikation mit dem TRAFFIQX® Business Portal findet in verschlüsselter Form statt. Registrierten Geschäftspartnern stehen umfangreiche Protokollfunktionen zur Verfügung.
FAQ's DMS + Worklflow
Was ist der Unterschied zwischen der Cloud, OnPremises oder der Hybridvariante bei DMS?
Eine Public Cloud ist ein IT-Modell, bei dem On-Demand-Computing-Services und -Infrastruktur von einem Drittanbieter verwaltet und über das öffentliche Internet mit mehreren Unternehmen gemeinsam genutzt werden. Beispielsweise die Clouds von Ionos, Amazon oder Microsoft Azure.
Bei einer OnPremises-Lösung befinden sich die Infrastruktur und die darauf laufenden Services bei der Firma selbst. Bei einer Hybridvariante kann eine OnPremises-Lösung in einem externen Rechenzentrum installiert und dann als Private Cloud zur Verfügung gestellt werden. Alternativ gibt es auch die Möglichkeit, einen Teil der Services lokal als OnPremises-Lösung und zusätzliche Services als Cloud laufen zu lassen.
Was spricht für DMS?
Dokumentenmanagementsysteme bieten eine Vielzahl an Vorteilen. Dazu zählen:
- Ersparnis von Zeit
- Reduzierung von Prozesskosten
- Vereinfachung der Prozesse
- Standardisierung der Prozesse im Unternehmen
- Erfüllung von Vorgaben wie der GoBD
Wie sicher ist DMS hinsichtlich Datenschutz?
Wir setzen auf die DMS-Lösungen von DocuWare. Unter anderem, weil bei diesem Anbieter regelmäßige Prüfungen und Zertifizierungen durch unabhängige Institutionen stattfinden. Auch mit Blick auf Datenschutz. So ermöglich DocuWare Daten und Dokumente DSGVO-konform aufzubewahren und zu verarbeiten.
Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich DMS?
Eine Unternehmensgröße, ab der sich Dokumentenmanagementsysteme lohnen, lässt sich nicht beziffern. Prinzipiell bietet sich DMS für alle Unternehmen an, in denen Verwaltungsprozesse wie beispielsweise die Freigabe von Rechnungen ablaufen.
Erlaubt das Finanzamt ein DMS?
Ja. Und nicht nur das: Im Rahmen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) ist DMS bei digitalen Rechnungen – etwa per PFD oder E-Mail – vorgeschrieben. Daten dürfen sogar ohne Anmeldung beim Finanzamt in der Europäischen Union gespeichert werden.
Was bedeutet der Begriff Workflow?
Workflows sind festgelegte Abfolgen von Arbeitsschritten, die zu einem vordefinierten Ergebnis führen (beispielsweise die Freigabe einer Rechnung). Strukturiert werden sie nach zeitlichen, wie manuellen oder automatisierten Ereignissen.
In welchem Zusammenhang stehen der Workflow und ein DMS?
Workflows sind Teil eines DMS-Systems und sollen die Dokumentenflüsse und Aufgaben in einem Unternehmen strukturieren und gezielt steuern.
REFERENZEN
UNSERE MARKEN stehen für sichere digitalisierungsprozesse
Wir bieten SERVICEQUALITÄT AUF HÖCHSTEM NIVEAU
In gemeinsamen Workshops analysieren wir mit Ihnen Ihre Abläufe und prüfen Optimierungsansätze. Auf dieser Basis setzen wir dann für Sie die Dokumentenablage mit DocuWare in die vorhandene Systemlandschaft ein. Dabei sorgen die offenen Schnittstellen für den Datenaustausch mit den korrespondierenden Systemen.
Digitalisierte
Prozesse
Wir alle möchten mehr Freiheit leben, die Arbeitszeit flexibel gestalten und dabei doch immer alle notwendigen Dokumente abrufen können, um den Workflow zu garantieren.
Mit Docuware bieten wir Ihnen die besten Voraussetzungen, dass sämtliche Geschäftsprozesse für alle im Team sicher abrufbar und verbunden sind. So gestalten Sie Ihre Prozesse flexibel, smart und voll digital.