Docuware - Digitale rechnungsverarbeitung
Automatisches prüfen von Eingangsrechnungen
Eingangsrechnungen sind Rechnungen, die im Unternehmen geprüft, kontiert und bezahlt werden müssen. Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist ein komplexer Prozess, der rechtskonform abgewickelt werden muss, damit Unternehmen keine Nachteile entstehen.
Die digitale Rechnungsverarbeitung mit der DocuWare von Resin bietet Ihnen hier folgende Vorteile:
Schnelle und fehlerfreie Prüfung und Buchung
Automatischer Abgleich von Bestellung und Rechnung
Reduzierung von manuellen Prüfungen
Dubletten Check
§14 Umsatzsteuerprüfung
Stammdaten
Skonto-Absicherung
Reduzierung von Mahngebühren
Ausgangsrechnungen – Digitale Rechnungsverarbeitung
Ausgangsrechnungen sind das Pendant zu Eingangsrechnungen. Sie werden von Unternehmen einem Dritten ausgestellt, der Produkte oder Dienstleistungen bezahlen muss. Hier sind natürlich andere Abläufe (Workflows) im Dokumentenmanagementsystem wichtig. So müssen zum Beispiel der Zahlungseingang von Ausgangsrechnungen automatisiert überwacht und Aktionen gestartet werden können, die im Dokumentenmanagementsystem über Abläufe hinterlegt wurden.
Vorteile bei der digitalen Rechnungsverarbeitung
Sachliche, formale und rechnerische Rechnungsprüfungen sind komplexe Prozesse, die korrekt und gleichzeitig schnell durchgeführt werden müssen. Dauert der Prozess der Prüfung zu lange, gehen Skonti und andere Rabatte verloren. Es drohen sogar Mahngebühren und Schufa-Einträge, wenn die Begleichung von Rechnungen zu lange verzögert wird.
Eine schnelle und automatisierte Rechnungsbearbeitung steigt natürlich auch die Zuverlässigkeit bei der Zusammenarbeit mit Lieferanten. Dadurch wird der Status bei Lieferanten automatisch besser, da Rechnungen schneller und zuverlässiger bezahlt werden.
Die kompletten Abläufe sind außerdem überwachbar und können von Vorgesetzten und berechtigten Mitarbeitern jederzeit nachverfolgt werden.
Fallen Mitarbeiter durch Krankheit oder Urlaub aus, können automatisierte Prozesse dies kompensieren.
Auch die Ablage ist einfacher, weil keine Papierordner notwendig sind. Büromaterial wird eingespart, und die Archivierung wird erleichtert, da sie komplett digital abgewickelt wird. Im Grunde genommen werden alle Papierprozesse durch ein digitales Rechnungsmanagement abgelöst.
Weitere Vorteile sind das Vermeiden von Papierkopien und Papierausdrucken.
Ablauf beim Umsteigen auf digitale Eingangsrechnungen
Die Umstellung auf einen digitalen Rechnungseingang lässt sich in vier verschiedene Schritte untergliedern. Diese stellen auch die Grundpfeiler dar, mit der die digitale Rechnungsverarbeitung durchgeführt wird.
- Sobald elektronische Rechnungen im E-Mail-System oder Fax-Server beim Unternehmen eingegangen sind, werden sie durch das DMS entgegengenommen.
- Das DMS startet daraufhin die hinterlegten Workflows zur automatisierten und digitalen Rechnungsverarbeitung. In diesem Bereich müssen zuvor die einzelnen Mitarbeiter mit eingebunden werden, damit die Prozesse so problemlos wie möglich ablaufen können.
- Anschließend werden auch die Genehmigungen der Rechnungen, inklusive Eskalationsstufen, eingeführt und festgelegt, welche Mitarbeiter auf welchen Wegen die Rechnungsfreigabe erteilen können. Viele DMS sind hier auch mobil verfügbar und werden über die Cloud bereitgestellt. Das ermöglicht die Freigabe der Rechnung von jedem Ort aus.
- Der letzte Schritt besteht in der rechtssicheren Archivierung der Rechnung. Dazu wird diese im DMS abgelegt und so lange gespeichert, bis der maximale Aufbewahrungszeitraum abgelaufen ist. Danach kann ein DMS die archivierten Daten automatisch löschen.
Bedingungen für elektronische Rechnungen
Der Rechnungseingang muss jederzeit nachvollziehbar sein, damit die Archivierung korrekt vorgenommen werden kann. Elektronische Rechnungen müssen bestimmten Bedingungen entsprechen, damit diese gültig sind. Für die Anerkennung einer elektronischen Rechnung beim Finanzamt, müssen die folgende Kriterien erfüllet sein:
Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen für eine Rechnung nach EN 16931
Echtheit der Herkunft, zum Beispiel durch eine Signatur
Unversehrtheit des Rechnungsinhalts
Lesbarkeit der Rechnung
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Benjamin Zähringer
Bereichsleiter DW
b.zaehringer@resin.de
+49761/455 75-14
FAQ's – häufig gestellte Fragen zur digitalen Rechnungsverarbeitung
Welche Vorteile bietet die digitale Rechnungsverarbeitung in Bezug auf die Kreditorenbuchhaltung?
Die digitale Rechnungsverarbeitung bietet Ihnen im Bereich der Kreditorenbuchhaltung zahlreiche Vorteile, die den gesamten Rechnungsverarbeitungsprozess effizienter und zuverlässiger gestalten:
- Schnelle und einfache Erfassung: Ob es sich um Papierrechnungen oder elektronische Formate handelt, die digitale Rechnungsverarbeitung ermöglicht eine zügige und unkomplizierte Erfassung Ihrer Dokumente. Dies beschleunigt den Prozess und erleichtert den Übergang von traditionellen zu modernen Verarbeitungsmethoden.
- Strukturierte Ablage: Durch die Zuweisung von Dokumenten an vordefinierte Dateistrukturen wird nicht nur sichergestellt, dass Ihre Rechnungen konsistent und organisiert gespeichert werden, sondern es erleichtert auch das spätere Abrufen von Dokumenten erheblich.
- Automatischer Abgleich: Einer der signifikantesten Vorteile ist die Möglichkeit, Rechnungen automatisch mit Bestellungen abzugleichen. Dies stellt sicher, dass Abweichungen sofort erkannt und adressiert werden können, was wiederum zu schnelleren Zahlungszyklen und einer besseren Lieferantenbeziehung beiträgt.
- Optimierte Freigabeprozesse: Durch einzigartige Workflows für den Freigabeprozess können Sie Rechnungen effizient durch die verschiedenen Prüf- und Genehmigungsstufen leiten. Dies verkürzt die Zeit bis zur endgültigen Genehmigung und Zahlung.
- Höhere Genauigkeit und Effizienz: Durch den Einsatz digitaler Rechnungsverarbeitungssysteme wird die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler deutlich reduziert. Es minimiert den Bearbeitungsaufwand bei Rechnungen, eliminiert die Notwendigkeit manueller Dateneingaben und reduziert somit das Risiko von Fehlern, die durch manuelle Prozesse entstehen können.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die digitale Rechnungsverarbeitung in der Kreditorenbuchhaltung Unternehmen hilft, Zeit zu sparen, Kosten zu senken und den gesamten Rechnungsbearbeitungsprozess zu optimieren.
Welche Vorteile bietet die digitale Rechnungsverarbeitung in Bezug auf die Debitorenbuchhaltung?
Die digitale Rechnungsverarbeitung bietet Ihrem Unternehmen im Bereich der Debitorenbuchhaltung entscheidende Vorteile, die den gesamten Prozess der Rechnungsstellung und des Zahlungsmanagements optimieren:
- Beschleunigte Rechnungserfassung: Durch die digitale Integration und Verknüpfung von Rechnungen mit zugehörigen Dokumenten, wie etwa der Auftragsabwicklung, können Ihre Rechnungen nicht nur schneller erfasst, sondern auch in einem nahtlosen Prozess erstellt werden. Dies ermöglicht eine flüssigere und effizientere Rechnungsstellung, wodurch Sie die gesamte Kette der Auftragsbearbeitung beschleunigen.
- Effiziente Rechnungsbearbeitung: Mit digitalen Werkzeugen können Sie in Ihrem Unternehmen Rechnungen schneller bearbeiten. Dies vereinfacht nicht nur die Erstellung und den Versand von Rechnungen, sondern unterstützt Sie auch dabei, eingehende Zahlungen zügiger zuzuordnen und zu verbuchen.
- Zahlungsverfolgung und -verwaltung: Digitale Systeme der Rechnungsverarbeitung bieten Ihnen einen klaren Überblick über offene und bereits beglichene Rechnungen. Dies erleichtert Ihnen die Nachverfolgung von Zahlungen, ermöglicht eine präzise Liquiditätsplanung und unterstützt Sie bei proaktiven Maßnahmen bei ausbleibenden Zahlungen.
- Integration von Freigabe-Workflows: Indem Sie die Rechnungsstellung mit digitalen Freigabe-Workflows kombinieren, können Sie im Unternehmen sicherstellen, dass Ihre Rechnungen die notwendigen Prüf- und Genehmigungsstufen durchlaufen, bevor sie an den Kunden versendet werden. Dies gewährleistet eine hohe Qualität und Genauigkeit der Rechnungen und minimiert das Risiko von Fehlern oder Unstimmigkeiten, die zu Verzögerungen im Zahlungseingang führen können.
Insgesamt trägt die digitale Rechnungsverarbeitung in der Debitorenbuchhaltung zu einem schnelleren, transparenteren und fehlerfreieren Rechnungs- und Zahlungsmanagement bei, was wiederum die Kundenzufriedenheit steigert und die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens unterstützt.
Welche Vorteile bietet die digitale Rechnungsverarbeitung in Bezug auf Finanzprüfungen?
Die digitale Rechnungsverarbeitung bietet im Hinblick auf Finanzprüfungen erhebliche Vorteile, die den Prüfungsprozess einfacher, effizienter und transparenter gestalten:
- Durch die digitale Speicherung Ihrer Rechnungsdaten können Sie bei einer Finanzprüfung im Unternehmen komplette und sichere Aufzeichnungen sämtlicher Geschäftstransaktionen vorhalten. Dies geht über bloße Rechnungen hinaus und umfasst auch E-Mails, Verträge und andere vertrauliche Daten, die im Rahmen von Geschäftsvorgängen anfallen. Diese zentralisierte und strukturierte Datenspeicherung bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie bei Finanzprüfungen alle relevanten Informationen sofort zur Hand haben.
- Zudem erleichtert der digitale Zugang zu den gespeicherten Daten den Prüfungsprozess erheblich. Bei Bedarf können Prüfer oder verantwortliche Mitarbeiter Ihres Unternehmens sofort auf diese Informationen zugreifen, ohne physische Archive oder Ordner zu durchforsten. Dies beschleunigt den Prüfungsprozess und reduziert das Risiko, dass wichtige Informationen übersehen oder nicht vorgelegt werden können.
Insgesamt steht die digitale Rechnungsverarbeitung und Archivierung für Transparenz, Sicherheit und Zugänglichkeit von Geschäftsdaten. Diese Effizienz erspart Ihnen bei einer Finanzprüfung erheblich Zeit und Nerven.
