Geschützt abrufbar
Dokumentenmanagement über DMS Cloud
oder über On-Premise?
Dokumentenmanagement Systeme gestalten Ihre Prozesse effizient, reduzieren die Kosten und bieten umfassende Flexibilität bei der Erledigung verschiedenster Aufgaben. Immer mehr Unternehmen setzen auf ein leistungsfähiges DMS wie jenes von DocuWare. Haben Sie sich für das zu Ihrem Unternehmen passende System entschieden, bleibt nur mehr die Frage, ob Sie das DMS als Cloud-Variante oder als DMS On Premise wählen. Wir informieren Sie über die Unterschiede zwischen Cloud und On-Premise und welche Form des Hostings optimal zu den Gegebenheiten Ihres Unternehmens passt.
Cloud oder On-Premise - die Unterschiede
Ob Sie sich für Dokumentenmanagement in der Cloud oder On-Premise entscheiden, orientiert sich an den Anforderungen Ihres Unternehmens, die Sie im Vorfeld detailliert analysieren.
Kosten
Erwartungen an die Skalierbarkeit eines Systems
Sicherheitsstandards
Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten
Ein wichtiger Unterschied zwischen Cloud- und On-Premise-Lösungen liegt in der Art der Bereitstellung. Cloud-Lösungen stellt der Anbieter zentral über externe Server bereit. Dies ist ein wichtiges Entscheidungskriterium, wenn die Kosten im Vordergrund stehen. Entscheiden Sie sich für die On-Premise-Lösungen, wird das DMS über die unternehmenseigenen Server vor Ort bereitgestellt.
DMS On-Premise
Bei der Entscheidung für ein DMS On Premise kaufen Sie eine Lizenz für die Nutzung des Dokumentenmanagement Systems für die vertraglich vereinbarten Module. Alle Komponenten der Software werden auf Ihren Servern im Unternehmen installiert und von hier aus den Nutzern bereitgestellt. Dies gilt ebenfalls für die Dokumente und Daten. Auch diese befinden sich ausschließlich auf dem Unternehmensserver und sind nur über den Zugang zum Server verfügbar.Sie übernehmen alle mit der Wartung und Datensicherheit verbundenen Arbeiten wie die regelmäßige Datensicherung, den Schutz der Daten durch Zugriff von außen oder das Aufspielen von Updates. Zusätzlich ist die Installation von Applikationen auf den Endgeräten der Nutzer erforderlich. Für die Administration des Systems ist eine eigene IT-Abteilung oder ein gut geschulter Mitarbeiter mit Zuständigkeit für das System erforderlich. Alternativ vereinbaren Sie mit einem auf Ihr Dokumentenmanagement System spezialisierten IT-Dienstleister einen Servicevertrag.
DMS On-Premise
DIE UNTERSCHIEDE AUF EINEN BLICK
Nutzungsrechte als Kauf
Bereitstellung erfolgt über firmeninterne Server
Wartung durch eigene IT-Abteilung
Updates im Rahmen eines Service-Plans
Sicherheit liegt in der eigenen Verantwortung
DMS in der Cloud
Die Anwendungen einer cloudbasierten Lösung sind in einem großen Rechenzentrum auf einem externen Server installiert und werden von dort über das Internet zur Verfügung gestellt. Alle im Dokumentenmanagement System hinterlegten Daten sind an einem zentralen Ort gespeichert, auf den alle berechtigten Nutzer über den Webbrowser Zugriff erhalten. Unabhängig davon, wo sich die Nutzer befinden und welche Endgeräte Sie verwenden.Für diesen Software-as-a-Service (SaaS) berechnet der Anbieter eine monatliche oder in individuell festgelegten Intervallen bezahlbare Miete. Der Kauf einer Lizenz entfällt. Zu den großen Vorteilen eines DMS in der Cloud zählen die geringeren Hardware-Kosten. Denn Serviceleistungen wie die automatische Datensicherung und regelmäßige Updates sind in der Miete zumeist enthalten.
DMS in der Cloud
DIE UNTERSCHIEDE AUF EINEN BLICK
Nutzungsrechte als Miete
Bereitstellung erfolgt über die Cloud
Nutzung erfolgt über Webbrowser
Inklusive Wartung
Inklusive Updates
Inklusive umfassende Sicherheitsmaßnahmen
HYBRIDE LÖSUNG
Sie möchten von den Vorteilen der Cloud- und der On-Premise-Lösung profitieren? Dann ist eine hybride Lösung die erste Wahl. In diesem Fall erfolgt der Zugriff auf die Komponenten der Software über die Cloud, Sie bestimmen jedoch, welche Daten in der Cloud und welche ausschließlich auf unternehmenseigenen Servern abgespeichert werden. So bleiben sensible Unternehmensdaten dort, wo sie Ihrer Meinung nach am sichersten sind.
Vorteile und Nachteile der beiden Lösungen
Jede Form der Bereitstellung, ob DMS über die Cloud oder DMS On Premise, besitzt Stärken und Schwächen. Wofür Sie sich als Unternehmen entscheiden, orientiert sich an den individuellen Anforderungen an eine Softwarelösung inklusive deren Nutzung.
Dokumentenmanagement
über die Cloud
Die Anschaffungskosten sind bei der Cloud-Lösung besonders niedrig, da keine eigenen Firmenserver erforderlich sind, um den Mitarbeitern die Anwendung zur Verfügung zu stellen. Eine eigene IT-Abteilung oder Fachpersonal zur Wartung der Software ist ebenfalls nicht erforderlich. Die Konfiguration auf Ihre Bedürfnisse ist unkompliziert. Hinzu kommt die hohe Flexibilität sowie die hohe Skalierbarkeit, die ein DMS über die Cloud bietet. Nutzer sind beim Zugriff unabhängig von Ort und Zeit.
Zu den Schwächen zählen die laufenden Softwarekosten sowie die Abhängigkeit von externen Anbietern. Die Datenkontrolle wird zum Teil abgegeben und ein Internetzugang ist für die Nutzung zwingend erforderlich.
Dokumentenmanagement
On-Premise
Es fallen zwar keine laufenden Softwarekosten an, dafür sind die Investitionskosten deutlicher höher als bei einer Cloud-Variante. Vor allem dann, wenn zusätzliche Hardware wie ein leistungsfähiger Server erforderlich ist. Zu den Stärken von On-Premise-Lösungen zählen die hohe Individualisierbarkeit sowie die unternehmensseitige Kontrolle über das gesamte System, die hinterlegten Daten und die Sicherheit. Dies gilt ebenfalls für die am DMS beteiligten Hard- und Softwarekomponenten. Der Zugriff auf die im System hinterlegten Informationen erfolgt innerhalb des Unternehmens offline. Nur bei Systemzugriffen über VPN-Verbindung von außen sind Sie von einer guten Internetverbindung abhängig.
Zusätzlich zu den deutlich höheren Investitionskosten benötigen Sie für den Betrieb und die Wartung des Systems internes Know-how in Form einer IT-Abteilung oder einer speziell geschulten Fachkraft. Dies ist ebenfalls mit zum Teil hohen Kosten verbunden.
Die wichtigsten Entscheidungskriterien
Vor allem die Kriterien Kosten, Skalierbarkeit, Verfügbarkeit und Sicherheit sind bei der Entscheidung für die Alternativen DMS über die Cloud oder DMS On Premise von Bedeutung.
Kosten für das Dokumentenmanagement On-Premise
DMS über die Cloud ist mit den geringsten Investitions- und Folgekosten verbunden. Vor Ort installierte Dokumentenmanagement Systeme gehen mit deutlich höheren Investitions- und Folgekosten einher.
Skalierbarkeit des Systems
Für viele Unternehmen ist die Skalierbarkeit, also die kontinuierliche Anpassung an die eigenen Anforderungen, von großer Bedeutung. Das DMS über die Cloud passt sich schnell und unkompliziert an. On-Premise-Lösungen sind diesbezüglich schwerfälliger.
Verfügbarkeit der Daten
Cloud-Lösungen wurden speziell für die maximale zeit- und ortsunabhängige Verfügbarkeit entwickelt. Sind zusätzliche Ressourcen erforderlich, stehen diese innerhalb kürzester Zeit zur Verfügung. Im Vergleich dazu ist die Verfügbarkeit der in On-Premise-Lösungen hinterlegten Informationen deutlich geringer, da darauf vorrangig offline zugegriffen wird. Dies wiederum wirkt sich auf die Flexibilität bei der Erledigung von Aufgaben aus, sofern kein VPN-Zugriff möglich ist.
Hohe Sicherheitsstandards bei DMS über die Cloud
Moderne Rechenzentren zur Bereitstellung von Cloud-Lösungen bieten maximale Sicherheit. Die Sicherheitsstandards in diesen professionellen Zentren sind überdurchschnittlich hoch und bewegen sich auf einem Niveau, das über DMS On-Premise oft nicht erreichbar ist.
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Benjamin Zähringer
Bereichsleiter DW
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