Verfahrensdokumentation für die Einführung des elektronischen Urkundenarchivs
Die digitale Archivierung von Urkunden ist seit einigen Jahren ein Standard der Notare. Hierzu gibt es jedoch wichtige Bestimmung und Verpflichtungen, die ein Verfahrensdokumentation notwendig machen.
DAS ELEKTRONISCHE URKUNDENARCHIV
Seit dem Jahr 2022 archivieren Notare ihre Urkunden vermehrt elektronisch. Seit dem 1. Januar 2022 hat jeder Notar(in) einen eigenen Archivraum, zu dem nur berechtigte Mitarbeiter Zugriff erlangen. Ab dem 1. Juli 2022 werden diese Archivräume mit den digitalisierten Urkunden befüllt.Durch die digitale Signatur und Verschlüsselung der Urkunden, können die originalen Papierurkunden nach 30 Jahren vernichtet werden. Dies spart Zeit und vor allem interne Ressourcen.
WAS IST UNBEDINGT ZU BEACHTEN?
Neben der digitalen Signatur gilt es auch den Verfahrensweg der Bundesnotarkammer einzuhalten, was das Scannen der Urkunden angeht. Hierzu gibt es klare Richtlinien und die Verpflichtung zu einer eindeutigen Verfahrensdokumentation.
DIE VERFAHRENSDOKUMENTATION:
Die Notwendigkeit der Übertragung von notariellen Urkunden in die elektronische Form ergibt sich rechtlich aus § 55 Abs. 3 BeurkG, wonach die Notarin / der Notar die im Urkundenverzeichnis registrierten Urkunden ab dem 1. Januar 2022 u. a. in einer elektronischen Urkundensammlung verwahrt; diese ist zu führen im Elektronischen Urkundenarchiv (§ 55 Abs. 2 BeurkG, § 78h BNotO).
Wie die Übertragung in die elektronische Form im Einzelnen zu erfolgen hat, bestimmt § 56 Abs. 1 BeurkG. Demnach muss durch geeignete Vorkehrungen nach dem Stand der Technik sichergestellt werden, dass die elektronischen Dokumente mit den in Papierform vorhandenen Schriftstücken inhaltlich und bildlich übereinstimmen. Diese Verfahrensdokumentation wurde erstellt, um den Nachweis der Einhaltung solcher Vorkehrungen nach dem Stand der Technik zu ermöglichen.
Die inhaltliche und bildliche Übereinstimmung ist von der Notarin / dem Notar in einem Vermerk unter Angabe des Orts und der Zeit seiner Ausstellung zu bestätigen (§ 56 Abs. 1 Satz 2 BeurkG); das elektronische Dokument und der Vermerk müssen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der Notarin / des Notars versehen werden, § 56 Abs. 1 Satz 3 BeurkG. Erst dann kann das elektronische Dokument in die elektronische Urkundensammlung eingestellt werden
WIR ÜBENEHMEN FÜR SIE DIE DOKUMENTATION.
REVISIONSSICHER.
Profitieren Sie von unserem Service.
Schnell. Sicher. Professionell.
Als Spezialisten im Bereich Digitalisierung, Archivierung und Prozessmanagement begleiten wir verschiedene Branchen in die Digitalisierung, darunter auch Notare.
Buchen Sie gerne einen unserer Berater und wir unterstützen Sie bei der Verfahrensdokumentation in Ihrem Hause.
Ihr Ansprechpartner
Benjamin Zähringer
Teamleiter Managed Document Services
b.zaehringer@resin.de
+49761/455 75-14
Jetzt informieren und beratungstermin vereinbaren.
